Einfach und schnell Rechnungen von Lieferanten online kontrollieren, kontieren und freigeben. Seit April dieses Jahres gehört das bei uns zum administrativen Alltag. Wie geht das?

Ob im Büro am Arbeitsplatz oder im Zug auf dem Notebook, dem Tablet oder dem Handy – unsere Mitarbeitenden können Lieferantenrechnungen jederzeit und überall einfach und unkompliziert bearbeiten. Die Projektphase mit dem Label «VISUM» dauerte zwei Jahre. Der Rechnungsverarbeitungs-Prozess ist jetzt standardisiert und erfolgt komplett online. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch den Papierverbrauch. Wir sind also schneller unterwegs und kommen damit auch unseren Lieferanten entgegen. Alle reden von Digitalisierung, doch nur wenige setzen sie um. Die Rhätische Bahn leistet auch im Backoffice Pionierarbeit und so macht sogar das Zahlen von Rechnungen Spass.

Die Grundlage

Das A und O für eine reibungslose Verarbeitung einer Kreditorenrechnung ist eine saubere Bestellung. Diese kann über das System erfasst werden oder mündlich, telefonisch oder per Mail erfolgen.  

Eine weitere Voraussetzung für einen automatisierten Ablauf ist das Unterschriften- und Kompetenzreglement der RhB, welches vollständig im System hinterlegt ist. Zudem gilt das Vieraugenprinzip als wichtige Grundlage: Ein Prüfer kann nicht zugleich Genehmiger sein. Darauf basiert unser «Internes Kontrollsystem» (IKS). 

Jede Rechnung wird also materiell geprüft und anschliessend genehmigt. Die digitalisierten Rechnungen landen in einem ersten Schritt bei der auf der Rechnung genannten Referenzperson. Der sogenannte Prüfer wird per E-Mail zur Sichtung der erhaltenen Rechnung aufgefordert und gelangt durch einen Klick direkt ins System. Dort kann er das Dokument prüfen und stellt sicher, dass die Kontierung zur späteren Verbuchung korrekt erfasst wird. Handelt es sich um eine Rechnung ohne Bestellbezug, muss die Kontierung manuell erfasst werden. 

Wird die Rechnung vom Prüfer freigegeben, gelangt sie automatisch zur Genehmigung an die Person, welche die Verantwortung für diese Kosten trägt. Der Genehmiger bestätigt dann, dass diese Kosten seiner Kostenstelle, seinem Projekt, seinem Auftrag usw. belastet werden können.

Wird die Freigabekompetenz des Genehmigers überschritten, wird die Rechnung automatisch zu einer weiteren Genehmigung zum nächsten Vorgesetzten weitergeleitet. Dieses Vorgehen wiederholt sich, bis die Freigabe vollständig erfolgt ist. Danach wird die Rechnung in die Buchhaltung zur fristgerechten Zahlung übergeben. Wir sprechen dabei im Durchschnitt von einer Verarbeitung von sieben Tagen pro Rechnung vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Wichtig: Die Rechnung inklusive Beilagen und Freigabeprotokoll landet dann im elektronischen Archiv, wo sie jederzeit eingesehen werden kann.

Was sind die Tücken beim Einführen eines elektronischen Rechnungsverarbeitungs-Prozesses? Drei wichtige Erkenntnisse können wir festhalten:

1. Standards sind gefragt. Die Rechnungsverarbeitung muss nach einem einheitlichen Prozess erfolgen. 
2. Prüfer ist nicht gleich Genehmiger. Beim Ausarbeiten einer optimalen Genehmigungsmatrix muss nach Vorschriften, betrieblichen Abläufen sowie Effizienz, Effektivität und auch gesundem Menschenverstand abgewogen werden.
3. Interne Kommunikation ist wichtig. Ein grosser Teil der Herausforderungen sind «hausgemacht». Wird beispielsweise bei Bestellungen keine oder eine falsche Referenzperson angegeben oder werden dem Lieferanten ungenaue Schätzpreise und Mengenangaben mitgeteilt, führt dies unweigerlich zu zeitraubenden Abklärungen.